När återbruk blir framgångssagan

Flexibelt och hållbart kontor. Det är beskrivningar bolag ofta använder när de vill utveckla eller leta nya lokaler till sin verksamhet och sina medarbetare. Men vad innebär det och hur når man dit?

H&H Group som är ledande inom kommunikation med 15 byråer upplevde den utmaningen när de valde att tänka om för att skapa optimala kontorslösningar för sina 500 medarbetare. Med en stark idé och med insikten – one concept doesn’t fit all, valde man att förverkliga sin idé med Colliers som projektledare.

Briefen var tydlig. H&H Group ville göra något helt nytt för sina medarbetare där de själva äger rätten till var de vill jobba och i vilken form. Colliers, rådgivare och projektledare inom utveckling av arbetsplatser, anlitades och arbetet var i gång.

Ulrica O Magnusson, Head of Project Management Colliers Sverige, “På Colliers jobbar vi med att utveckla arbetsplatsen i alla dess former. När man får ett projekt som detta börjar man med att dyka in i och grundligt förstå kundens behov och vilka värden man vill uppnå med sin tänkta nya arbetsplats. Att H&H Group ville skapa en så hållbar arbetsmiljö som möjligt för sina medarbetare stod klart tidigt.”

Till att börja med måste man etablera en tydlig gemensam målbild. Då H&H Group är en koncern med 15 bolag, alla med sin unika kultur och behov, innebar det att 15 viljor skulle enas. Det var givet att alla bolag fick vara med från början och redan i förstudien intervjuades samtliga byråer och projektet löpte på med efterföljande workshops för att djupdyka i behoven som respektive byrå hade. Under den löpande dialogen landade de i beslutet att hela koncernen skulle ha gemensamma kontor samt förståelsen för byråernas olikheter och behov. Genom utvecklingen av gemensamma kontor öppnades möjligheten att skapa en mötesplats med betydligt fler specialfunktioner än vad som hade varit möjligt om varje enskild byrå skulle ha skapat ett eget kontor. Som resultat byggdes bland annat en filminspelningsstudio, podstudio, terrass, digitala mötesrum, workshoprum, sekretessrum på kontoren. I slutfasen av projektet har en arbetsgrupp med representanter från samtliga byråer tagit vid för att säkerställa att konceptet lever vidare och utvecklas allt eftersom behov uppstår och förändras.

Återbruk var centralt i projektet från start genom allt från glaspartier till belysning, utrustning, golv och väggar. Med en klassisk inventering av teknik och inredning ställdes under projektets gång hela tiden frågan: ”Går den att använda något år till utifrån ett funktions och designperspektiv? Om ja så ska vi hitta en plats för den.”

Ulrica fortsätter: ”Trots att branschen länge har pratat om återbruk tycker jag att vi agerar för lite på det. Att tänka återbruk som första val bör vara standard. Återbruk har definitivt sina utmaningar men möjligheterna är desto större”.

Det är dock inte ovanligt att målbilden är otydlig för alla involverade, såsom beställare, fastighetsägare, projektörer, byggentreprenörer samt leverantörer av produkter och tjänster. Ofta saknas den rätta kunskapen att förstå vad man kan och får återbruka samt vilka material som är tillåtna att använda. I fall som detta när det är många intressenter och behov av expertis inom området är det vanligt att bolag tar in en extern part för att projektleda. Med djup och lång kunskap inom området anlitades mitt team inom Workplace Advisory och Project Management för uppdraget.

Vid projektstart befann vi oss mitt i en pandemi som ledde till materialbrist, prisjusteringar och leveransproblem. Fokuset på återbruk blev i många fall en fördel när vi inte kunde få tag i nytt byggmaterial såsom plyfa och glaspartier.”

Pandemin har hjälpt många verksamheter att bryta ett inlärt och klassiskt sätt att tänka kring kontor och samverkan. H&H Group ville behålla det goda i pandemins spår genom att kombinera flexibiliteten genom att kunna arbeta med digitala verktyg med att skapa ett kontor för samverkan som man vill åka till snarare än att man måste.

Trots många utmaningar genomfördes projektet framgångsrikt och Ulrica menar att nyckeln till ett framgångsrikt projekt är en tight dialog och transparens.

Ulrica: ”En sammansvetsad arbetsgrupp och en involvering från samtliga byråer gjorde att vi snabbt kunde ställa om och vara lösningsfokuserade när vi stötte på utmaningar.

Vi har stött och blött vanliga och komplexa projektfrågor tillsammans som ett team i projektet. Genom full transparens samt att vi vart extra lyhörda för allas kompetens vare sig man är konsult, fastighetsägare eller leverantör av kontorstjänster så har vi hittat lösningar på problemen för att komma vidare.

I detta projekt blev även återbruk vår framgångsfaktor, där fördelarna var många. Exempelvis kunde vi hålla nere kostnaderna för kunden samtidigt som det möjliggjorde för en investering i teknik på det fysiska kontoret och i det digitala verktyget som stöttar ett effektivt användande av mötesrum och andra delade funktioner i kontoret”.

Arbetet resulterade i att Colliers tillsammans med H&H Group utvecklade kontorskoncepten och därmed byggt två kontor som är till för att stötta det superflexibla nomadlivet många av deras anställda befinner sig i. I april färdigställdes det första kontoret på 2 500 kvm, placerat i centrala Stockholm, där det förutom arbetsplatser och mötesrum av olika typer finns tillgängliga finns en fin terrass och en fotostudio till byråernas förfogande. Det andra kontoret öppnades i mitten av augusti. Med sina 1 800 kvm erbjuder det en superkreativ oas i hjärtat av Hagastaden.

Martin Petersson VD och koncernchef H&H Group: ”Vi är övertygade om att vår idé att samla våra resurser kring färre kontor och mindre yta med hjälp av design, funktion och teknik tillgodoser behoven av flexibilitet och attraktiva samverkansmöjligheter. Vi ser tydligt att vi framöver inte i alls samma utsträckning som tidigare kommer till kontoret varje dag.

Lokalvisionen som Colliers hjälpt oss förverkliga möjliggör tillväxt och utveckling utan att vara beroende av de hinder och kostnader som lokaler kan medföra när de är för små eller för stora”.

När den nya digitala arbetsplatsen byggdes var det viktigt att även de som jobbar på distans får ta del av möjligheterna kontoren har att erbjuda. För att kunna ge makten till medarbetarna, oavsett om de vill jobba på kontor, digitalt eller i en hybrid var den digitala arbetsplatslösningen en viktig nyckel till en hållbar lösning. Genom att kunna planera sin dag och boka de funktioner man behöver så säkerställs att man får det stöd man vill ha från kontoren, vare sig det är ett gemensamt arbetsrum eller en tyst arbetsplats. Eller varför inte i en work lounge där man delar yta med samarbetspartners, kollegor och kunder?

Ulrica avslutar: ”Som fastighetsrådgivare ser vi på Colliers en ökad bredd av behov på arbetsplatsen. Att navigera sig i de behoven för att fastställa mål och hur man tar sig dit är inte alltid enkelt och ofta saknas den kompetensen eller tiden internt. Oavsett om behoven är grundläggande eller komplexa finns det fördelar med att ta in en extern part som kan utvärdera detta med ett objektivt perspektiv. Chansen är annars att man internt har fastnat i ett mönster eller tankebanor som gör det svårt att tänka nytt.”